Så fick ett Stockholmsföretag en smidig kickoff – trots 65 deltagare och tajt schema
När ett snabbväxande techbolag i Stockholm skulle samla hela personalstyrkan för årets viktigaste kickoff stod HR-chefen Lisa inför en logistisk utmaning. 65 medarbetare, fördelade över fyra kontor i Stockholmsområdet, skulle transporteras till ett konferenscenter i Sälen – och alla förväntade sig en resa som matchade företagets höga ambitioner.
Resultatet blev en punktlig, bekväm och minnesvärd transport som förvandlade en potentiell logistisk mardröm till resans höjdpunkt. Så här gick det till.
Utmaningen: Samla spridda team och hålla en tajt tidslinje
Företaget hade vuxit snabbt under året och hade medarbetare på fyra olika platser: huvudkontoret på Kungsholmen, ett utvecklingskontor i Kista, säljteamet i Solna och kundtjänst i Nacka. Alla skulle vara framme vid lunchtid på fredagen för att hinna med kickoffens första programpunkt klockan 13.00.
”Vi hade räknat på alternativ,” berättar Lisa. ”Tåg kändes osäkert – vad händer om någon missar sitt tåg? Och att alla skulle ta egna bilar var uteslutet, dels av miljöskäl, dels för att vi ville att folk skulle kunna koppla av och börja mingla redan på vägen.”
Det fanns också en önskan om att resan skulle bli något mer än bara transport. Företaget ville sätta tonen för kickoffen redan ombord – skapa teamkänsla och få folk att lära känna kollegor från andra kontor som de sällan träffade i vardagen.
Tidsramarna var snäva. Upphämtning skulle ske mellan 07.00 och 08.00 på morgonen, och ankomst senast 12.30 för att ge tid för incheckning. Några minuter att hämta kaffe på vägen vore också uppskattat.
Lösningen: En anpassad bussresa med upphämtning och aktiviteter ombord
Efter ett samtal med bokningsteamet landade vi i en lösning som löste alla utmaningar samtidigt: att hyra en modern turistbuss med plats för 65 personer, utrustad med wifi, bekväma säten och ljudsystem.
Vi planerade in fyra upphämtningsplatser:
- Kungsholmen kl. 07.00
- Kista kl. 07.20
- Solna kl. 07.40
- Nacka kl. 08.00
Rutten optimerades så att ingen behövde vänta för länge, och alla fick tydliga sms-påminnelser dagen innan med exakt tid och plats.
”Det som verkligen gjorde skillnad var att chauffören, erfarne Mats som kört fjällsträckan i över 15 år, föreslog ett kort uppehåll för kaffe vid en trivsam rastplats strax efter Uppsala,” säger Lisa. ”Det gav alla en chans att sträcka på benen, men framför allt kunde vi dra igång en liten uppvärmningslek där.”
Ombord hade företaget förberett en enkel aktivitet: ett musikquiz som kördes via bussens högtalare. HR-teamet hade kuraterat en spellista med låtar från olika årtionden, och medarbetarna delades in i lag baserat på var de satt. Skratten och den lättsamma tävlingsandan bröt isen effektivt mellan kollegor som vanligtvis bara hälsade hastigt i korridoren.
Efter quizet följde en lugn stund där vd:n kort presenterade veckans program via mikrofonen, medan landskapet utanför förändrades från förortsbebyggelse till skog och fjäll. Många passade på att jobba i lugn och ro med hjälp av wifi, andra pratade eller vilade.
Resultatet: Ett sammansvetsat team som anlände avslappnade och i tid
Klockan 12.20, tio minuter före utsatt tid, rullade bussen in på konferenscentrets parkering. Alla var framme, ingen hade missats vid upphämtningarna, och stämningen var på topp.
”Jag blev förvånad över hur många som sa att bussresan var en av de bästa delarna av kickoffen,” säger Lisa. ”Flera som jobbat på företaget i över två år sa att de aldrig riktigt pratat med folk från andra avdelningar förrän på den här resan. Musikquizet blev ett skämt som levde vidare hela helgen.”
En medarbetare från utvecklingsteamet berättar: ”Jag brukar alltid bli lite bilsjuk och var nervös för den långa resan på fem timmar, men bussen var så mjuk och stabil att jag knappt märkte av det. Dessutom var det skönt att inte behöva tänka på körning eller logistik – jag kunde bara slappna av med ett par kollegor och sen faktiskt vara pigg när vi kom fram.”
Återresan på söndagen var lika smidig. Chauffören höll sig tillgänglig under helgen och kunde flexibelt skjuta fram tiden för avfärden en halvtimme när ett av seminarierna drog ut på tiden – något som hade varit omöjligt med tågbiljetter.
För företaget innebar lösningen också en oväntad kostnadsbesparing. När Lisa räknade på det visade det sig att charterbussen var billigare än om alla hade tagit tåg tur och retur, och betydligt mer miljövänlig än 30+ bilar på vägen.
Slutsats: Nästa kickoff börjar också på bussen
”Vi har redan bokat in nästa års resa,” avslutar Lisa. ”För oss har det blivit självklart att kickoffen börjar redan när hjulen börjar rulla. Det är inte bara transport – det är en del av upplevelsen.”
Företaget har dessutom börjat använda charterbuss för andra event: en teaterresa till Göteborg för hela säljteamet och en transport till sommarfesten på en skärgårdsö utanför Stockholm.
Ibland är det de enkla lösningarna som gör störst skillnad. När logistiken funkar sömlöst kan alla fokusera på det som verkligen betyder något: att vara närvarande, umgås och bygga ett starkare team.
Planerar du er nästa företagsresa? Upptäck hur bekväm och flexibel en charterbuss kan vara.